В предыдущей статье мы рассмотрели, что такое тайм-менеджмент, для чего он нужен и что лежит в его основе. Так вот, проведя ревизию своего времени и выявив основные поглотители времени (хронофаги), незамедлительно приступайте к борьбе с ними! Без этого достичь успеха немыслимо. А помогут в борьбе техники, которые активно применяются в тайм-менеджменте.
Эффективный тайм менеджмент
-
Матрица Эйзенхауэра
Этот простой и надежный способ планирования дел разработал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Суть матрицы очень проста и заключается в умении из всего потока дел выделить самые важные, безотлагательные, и решить, что делать с остальными.
Все очень просто. Составляется матрица из четырех квадратов. В каждый из них поступающие и требующие решения задачи заносятся в зависимости от срочности и приоритетности их выполнения.
В первый квадрат заносятся самые важные и срочные дела. Например, важный проект, у которого поджимают сроки. Эти задачи требуют сиюминутного выполнения и не терпят отлагательств.
Во второй квадрат попадают дела важные, но несрочные. Это стратегическое планирование, личностное развитие и т.д. Хоть эти задачи и не требуют экстренного выполнения, забывать о них не стоит. Поэтому обязательно установите временные рамки для их реализации. И не забывайте о контроле!
К третьему типу дел относятся неважные, но очень срочные дела. К примеру, просьба коллеги сделать очень быстро что-то, что не относится к вашим непосредственным обязанностям. От таких дел нужно максимально корректно отказываться или перепоручать их.
И, наконец, четвертый квадрат – неважные и несрочные дела. Это, собственно, и есть те пресловутые хронофаги, которые воруют ваше время. К ним относятся перекуры, бессмысленный серфинг в социальных сетях, просмотр сериалов, пустая болтовня по телефону и т.д. От них нужно максимально избавляться, заменяя чем-то более полезным.
-
Принцип Парето или принцип 20/80
Очень простое, но действенное в борьбе с хронофагами правило, эмпирическим путем выведенное социологом Вильфредо Парето, звучит так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».
Применительно к тайм-менеджменту оно формулируется так: «20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов». Поэтому все, что вам остается, – среди всех дел вычленить те 20%, которые дадут максимальный результат, и начинать с них.
-
Диаграмма Ганта
Поскольку около 80% поступающей информации человек воспринимает через органы зрения, наиболее простой способ оценки тайминга выполнения поставленных задач – их визуализация в графической форме.
То есть строится график, где по оси абсцисс откладывается временной интервал, а по оси ординат – список задач. Соответственно началу и концу выполнения задания на шкалу накладывается временной отрезок.
Достоинства диаграммы Ганта:
– визуализация последовательности и длительности выполнения поставленных задач;
– появляется возможность оперативного сравнения планируемых и реальных сроков и стадии выполнения задания;
– с помощью диаграммы можно проводить детальный анализ реального хода выполнения задач, так как на графике отображаются все нюансы их реализации (приостановка выполнения, возврат в доработку и т.д.).
-
Getting Things Done (GTD) или «как доводить дела до конца»
Данная техника борьбы с поглотителями времени, предложенная Дэвидом Алленом, относится, скорее, к методам повышения личной эффективности.
Идея ее в том, что человек должен разгрузить свой мозг, свое сознание от запоминания текущих задач с помощью переноса их на внешний носитель (например, в ежедневник, планировщик задач в телефоне). Исключение составляют задачи, необходимые для выполнения нескольких проектов.
Таким образом мозг, освобожденный от запоминания лишней информации, может сконцентрироваться непосредственно на достижении заранее сформулированных целей.
- Организация документов по принципу «43 папки»
Тем же Дэвидом Алленом была предложена система организации и систематизации рабочих документов, названная им «43 папки». Автор предлагает завести 12 папок для каждого месяца года. К ним дополнительно 31 папку для каждого дня месяца. Такая систематизация, по его мнению, позволит напоминать о текущих делах на день.
Возможно, этот метод организации рабочих документов кому-то покажется странным и громоздким, да и 43 папки где-то нужно взять, а потом еще и разместить… Поэтому, интерпретируя его, можно предложить все документы, относящиеся к одному проекту, складывать в отдельную папку. В этом случае они не потеряются и вам не придется судорожно вспоминать, куда и что вы положили. Даже если документ один, не жадничайте, выделите для него отдельную папку, ведь со временем к нему могут присоединиться и другие.
-
Хронометраж
Это идеальный метод ревизии времени через измерение продолжительности выполняемых действий. С его помощью можно легко выявить хронофаги и понять, насколько много драгоценного времени они крадут. Всего-то необходимо в течение дня записывать, что вы делаете и сколько времени на это тратите.
-
Правило шести «П»
Гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.
Причем планирование нужно осуществлять на бумаге. Если вы что-то не записали, считайте, что этого нет. С высокой долей вероятности можно утверждать, что в суете повседневных дел вы о них забудете. А составленный на бумаге список задач станет для вас своеобразной дорожной картой, которая не позволит сбиться с намеченного пути.
Отмечено, что предварительное составление списка дел увеличивает эффективность труда на 25%! Поэтому не поленитесь вечером, в конце рабочего дня составить список дел на завтра. В этом случае вы точно не будете с утра мучиться вопросом «Что делать?».
Конечно, никто не говорит, что это окончательно и нерушимо. Жизнь тем и прекрасна, что в ней случается много событий. Незапланированные можно просто добавить в список.
А зачеркивание выполненных задач принесет чувство удовлетворения и осознание масштабов проделанной работы.
-
Правило 10/90
Очень созвучно с предыдущим и звучит так: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
И напоследок.
Изучите себя и свои биоритмы. Возможно, снижение личной эффективности связано с тем, что вы планируете выполнение важных дел на периоды спада своей активности? Понаблюдайте за собой. Кому-то легче работать с утра и вечером, а после обеда сил нет вообще. Кому-то, наоборот, нужно время раскачаться, и как раз на обед приходится пик активности. Планируйте свой день исходя из особенностей ваших биоритмов, и результат не заставит себя ждать.