главный баннер

7 ноября

Техники тайм-менеджмента как эффективное средство борьбы с хронофагами

Найди себя
34 0 1052
Размер шрифта:
  • A
  • A
  • A

В предыдущей статье мы рассмотрели, что такое тайм-менеджмент, для чего он нужен и что лежит в его основе. Так вот, проведя ревизию своего времени и выявив основные поглотители времени (хронофаги), незамедлительно приступайте к борьбе с ними! Без этого достичь успеха немыслимо. А помогут в борьбе техники, которые активно применяются в тайм-менеджменте.

Матрица Эйзенхауэра

Этот простой и надежный способ планирования дел разработал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Суть матрицы очень проста и заключается в умении из всего потока дел выделить самые важные, безотлагательные, и решить, что делать с остальными.

Все очень просто. Составляется матрица из четырех квадратов. В каждый из них поступающие и требующие решения задачи заносятся в зависимости от срочности и приоритетности их выполнения.

В первый квадрат заносятся самые важные и срочные дела. Например, важный проект, у которого поджимают сроки. Эти задачи требуют сиюминутного выполнения и не терпят отлагательств.

Во второй квадрат попадают дела важные, но несрочные. Это стратегическое планирование, личностное развитие и т.д. Хоть эти задачи и не требуют экстренного выполнения, забывать о них не стоит. Поэтому обязательно установите временные рамки для их реализации. И не забывайте о контроле!

К третьему типу дел относятся неважные, но очень срочные дела. К примеру, просьба коллеги сделать очень быстро что-то, что не относится к вашим непосредственным обязанностям. От таких дел нужно максимально корректно отказываться или перепоручать их.

И, наконец, четвертый квадрат – неважные и несрочные дела. Это, собственно, и есть те пресловутые хронофаги, которые воруют ваше время. К ним относятся перекуры, бессмысленный серфинг в социальных сетях, просмотр сериалов, пустая болтовня по телефону и т.д. От них нужно максимально избавляться, заменяя чем-то более полезным.

Принцип Парето или принцип 20/80

Очень простое, но действенное в борьбе с хронофагами правило, эмпирическим путем выведенное социологом Вильфредо Парето, звучит так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата». Применительно к тайм-менеджменту оно формулируется так: «20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов». Поэтому все, что вам остается, – среди всех дел вычленить те 20%, которые дадут максимальный результат, и начинать с них.

Диаграмма Ганта

Поскольку около 80% поступающей информации человек воспринимает через органы зрения, наиболее простой способ оценки тайминга выполнения поставленных задач – их визуализация в графической форме.

То есть строится график, где по оси абсцисс откладывается временной интервал, а по оси ординат – список задач. Соответственно началу и концу выполнения задания на шкалу накладывается временной отрезок.

Достоинства диаграммы Ганта:

  • визуализация последовательности и длительности выполнения поставленных задач;
  • появляется возможность оперативного сравнения планируемых и реальных сроков и стадии выполнения задания;
  • с помощью диаграммы можно проводить детальный анализ реального хода выполнения задач, так как на графике отображаются все нюансы их реализации (приостановка выполнения, возврат в доработку и т.д.).

Getting Things Done (GTD) или «как доводить дела до конца»

Данная техника борьбы с поглотителями времени, предложенная Дэвидом Алленом, относится, скорее, к методам повышения личной эффективности. Идея ее в том, что человек должен разгрузить свой мозг, свое сознание от запоминания текущих задач с помощью переноса их на внешний носитель (например, в ежедневник, планировщик задач в телефоне). Исключение составляют задачи, необходимые для выполнения нескольких проектов.

Таким образом мозг, освобожденный от запоминания лишней информации, может сконцентрироваться непосредственно на достижении заранее сформулированных целей.

Организация документов по принципу «43 папки»

Тем же Дэвидом Алленом была предложена система организации и систематизации рабочих документов, названная им «43 папки». Автор предлагает завести 12 папок для каждого месяца года. К ним дополнительно 31 папку для каждого дня месяца. Такая систематизация, по его мнению, позволит напоминать о текущих делах на день.

Возможно, этот метод организации рабочих документов кому-то покажется странным и громоздким, да и 43 папки где-то нужно взять, а потом еще и разместить… Поэтому, интерпретируя его, можно предложить все документы, относящиеся к одному проекту, складывать в отдельную папку. В этом случае они не потеряются и вам не придется судорожно вспоминать, куда и что вы положили. Даже если документ один, не жадничайте, выделите для него отдельную папку, ведь со временем к нему могут присоединиться и другие.

Хронометраж

Это идеальный метод ревизии времени через измерение продолжительности выполняемых действий. С его помощью можно легко выявить хронофаги и понять, насколько много драгоценного времени они крадут. Всего-то необходимо в течение дня записывать, что вы делаете и сколько времени на это тратите.

Правило шести «П»

Гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Причем планирование нужно осуществлять на бумаге. Если вы что-то не записали, считайте, что этого нет. С высокой долей вероятности можно утверждать, что в суете повседневных дел вы о них забудете. А составленный на бумаге список задач станет для вас своеобразной дорожной картой, которая не позволит сбиться с намеченного пути.

Отмечено, что предварительное составление списка дел увеличивает  эффективность труда на 25%! Поэтому не поленитесь вечером, в конце рабочего дня составить список дел на завтра. В этом случае вы точно не будете с утра мучиться вопросом «Что делать?».

Конечно, никто не говорит, что это окончательно и нерушимо. Жизнь тем и прекрасна, что в ней случается много событий. Незапланированные можно просто добавить в список.

А зачеркивание выполненных задач принесет чувство удовлетворения и осознание масштабов проделанной работы.

Правило 10/90

Очень созвучно с предыдущим и звучит так: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

И напоследок. Изучите себя и свои биоритмы. Возможно, снижение личной эффективности связано с тем, что вы планируете выполнение важных дел на периоды спада своей активности? Понаблюдайте за собой. Кому-то легче работать с утра и вечером, а после обеда сил нет вообще. Кому-то, наоборот, нужно время раскачаться, и как раз на обед приходится пик активности. Планируйте свой день исходя из особенностей ваших биоритмов, и результат не заставит себя ждать. 

34 0 1052

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)

Чтобы перейти к обсуждению, выполните вход или зарегистрируйтесь

Наверх