Ох, уж эти понедельники… Впереди очередная трудовая неделя и вечно молодой актуальный вопрос: как успеть все? Как правильно расставить задачи и распланировать время, чтобы в течение недели оставаться эффективным работником, ответственным родителем, прилежным семьянином?.. Да что там! Хотя бы просто оставаться человеком, а не белкой в колесе, загнанной лошадью или выжатым лимоном… Такое вообще возможно?
Существует множество различных техник и правил тайм-менеджмента, или проще говоря планирования деятельности, которые предполагают оптимальное расходование сил, времени и прочих ресурсов. Мы собрали наиболее простые, но эффективные методики. Среди них наверняка найдется та, которая именно вам поможет успеть все!
к содержанию ↑Принцыпы тайм-менеджмента
Правило 1-3-5
Это правило не столько помогает планировать время, сколько учит правильно расставлять приоритеты. Иногда дефицит времени в сутках мы испытываем от того, что нерационально распоряжаемся полезным временем либо ставим перед собой заведомо больше задач, чем сможем выполнить, а в итоге получаем много суеты и мало результата.
Суть правила в том, чтобы ежедневно выполнять только одну большую задачу (да, всего одну, но это тот случай, когда «тише едешь – дальше будешь»); 3 – средние и 5 мелких. Стремиться «перевыполнить» план не нужно, чтобы к концу рабочей недели финишировать бодрячком, а не полностью обессиленным. Но и недовыполнить план нельзя – это именно та ошибка, из-за которой дела копятся, а вы рискуете однажды оказаться под их завалом.
Под большой задачей надо понимать дело, которое имеет особую важность и/или срочность и ощутимый расход сил, времени, энергии (например, подготовить и подписать важный документ; закончить доклад для выступления на конференции; сделать не менее 5 результативных звонков по номерам из клиентской базы и т.д.).
К задачам средней важности относятся дела, которые несколько уступают главному или изо дня в день переносятся на потом (например, сделать питомцу плановую прививку; провести инспекцию гардероба и избавиться от ненужного; привезти с дачи велосипед и т.д.).
Мелкие дела можно выполнить «мимоходом», так как они не требуют много времени и усилий (позвонить и записаться, наконец, на пробную тренировку по боксу; разгрузить посудомоечную машину; отнести собранную макулатуру в специальный контейнер и т.д.).
Список важных дел можно составить на неделю вперед. Так вы будете заранее видеть масштаб проделанной работы, при этом поочередное выполнение ответственных или трудоемких задач не будет в тягость.
Правило трех
Эта техника тайм-менеджмента подойдет тем, кто предпочитает не распыляться по мелочам, а действовать по-крупному.
Принцип планирования сводится к тому, чтобы ежедневно выполнять 3 важные задачи (и никаких там менее важных или совсем неважных дел. Они и так будут выполняться «фоном». Ну, или не будут). При использовании этой методики план на день будет состоять, например, из следующих задач: дописать финансовый отчет; свозить питомца на прививку; посетить пробную тренировку по йоге…
Эту же технику, к слову, можно использовать не только для эффективного ежедневного тайм-менеджмента, но и для перспективного планирования. Для этого необходимо обозначить 3 глобальные цели на год, а затем распланировать их достижение по полугодиям (3 цели на 6 месяцев), месяцам (3 задачи на месяц), неделям (3 важных дела в неделю), дням (3 основных пункта для выполнения ежедневно)… Выполнение промежуточных задач – залог достижения глобальных целей.
Эта методика отлично работает прежде всего на достижение каких-то внешних трансформаций (например, если нужно похудеть, накачать мышцы, отрастить и оздоровить волосы и т.д.). Но если учесть, что планирование в глобальном смысле – одна из самых действенных дисциплинирующих и мотивирующих методик, принцип долгосрочного планирования вполне может оказаться годным для достижения целей самого разного свойства.
Правило Pomodoro
Люди, которые в силу разных причин (не связанных с особенностями здоровья, например, с синдромом дефицита внимания и гиперактивности) не могут сосредоточиться на работе и часто отвлекаются, больше других страдают от дефицита времени и низкого КПД. Как раз на таких людей ориентирована техника Pomodoro. И уж поверьте, если она им помогает успевать все, то поможет и вам.
Принцип планирования и эффективного использования времени заключается в работе «по таймеру». Таймер заводят в прямом смысле: 25 минут активной работы, не отвлекаясь ни на какие посторонние дела: звонки, перекуры, чаепития… Затем 5 минут перерыва, после которого снова 25 минут работы с погружением. Через 4 «подхода» по 25 минут позвольте себе паузу подольше: минут 15.
Такое четкое чередование работы и отдыха помогает быть более организованным и эффективным. Примечательно, что за 25 минут работник зачастую так втягивается в работу, что уже сам игнорирует отвлекающие факторы.
Правило Pomodoro можно также использовать в качестве дисциплинирующего элемента для выполнения скучной, монотонной работы или дела, которое не вызывает энтузиазма.
Метод поедания лягушек
Фантазии Брайана Трейси, мотивационного оратора и коуча по саморазвитию, можно позавидовать. Ведь именно он придумал метод поедания лягушек, который сегодня является одной из самых популярных и эффективных техник тайм-менеджмента.
«Лягушками» автор называет те ежедневные дела, которые вызывают внутреннее отторжение, нежелание их выполнять, неприятие (в лайтовом варианте – задачи, выполнять которые хочется меньше всего). При этом их нельзя проигнорировать или отложить в долгий ящик. Брайан Трейси предлагает именно с них начинать свой день, т.е. «съедать лягушку на завтрак».
Секрет в том, что откладывание сложного дела на потом, оттягивание времени для его выполнения будет держать вас в постоянном напряжении, увеличивая уровень стресса и снижая привычную работоспособность. Зато выполнение трудной, неприятной задачи в самом начале дня дает ощущение спавшей с плеч горы.
Не стоит «есть» больше одной «лягушки» в день – этим можно вызвать «несварение» и надолго выпасть из трудовой обоймы. Но если работа заключается в том, чтобы питаться одними лягушками, может, есть смысл сменить работу?
Техника Канбан
Это японский метод эффективного планирования времени, который позволяет визуализировать свою деятельность. В каком-то смысле он сравним с методами планирования семейного бюджета: кажется, что деньги тратятся рационально, а до зарплаты все равно не хватает. Только при скрупулезном учете всех трат оказывается, что многих можно было избежать.
Схожа и суть метода Канбан: она заключается в планировании задач и отслеживании их выполнения. Можно использовать специальные приложения (так называемые менеджеры дел), а можно вести записи на магнитной доске или в планере. Список дел сортируется по трем категориям: «Сделать» (планируемые задачи), «Делаю» (работа в процессе), «Сделано» (завершенные дела).
Визуализация работы помогает эффективнее определять приоритеты, строить краткосрочные и долгосрочные планы, оптимально организовать время. Технику Канбан можно сочетать и с другими описанными выше методами тайм-менеджмента.
Здесь мы собрали наиболее простые и понятные способы, как планировать время и дела, чтобы все успевать. С другими эффективными техниками тайм-менеджмента вы можете ознакомиться в нашем следующем материале >>>
Техники тайм-менеджмента как эффективное средство борьбы с хронофагами