24.01.2022
24.01.2022

Успеть все! Правила эффективного тайм-менеджмента

logo
Найди себя
0 86
Размер шрифта:
  • A
  • A
  • A

Ох, уж эти понедельники… Впереди очередная трудовая неделя и вечно молодой актуальный вопрос: как успеть все? Как правильно расставить задачи и распланировать время, чтобы в течение недели оставаться эффективным работником, ответственным родителем, прилежным семьянином?.. Да что там! Хотя бы просто оставаться человеком, а не белкой в колесе, загнанной лошадью или выжатым лимоном… Такое вообще возможно?

Существует множество различных техник и правил тайм-менеджмента, или проще говоря планирования деятельности, которые предполагают оптимальное расходование сил, времени и прочих ресурсов. Мы собрали наиболее простые, но эффективные методики. Среди них наверняка найдется та, которая именно вам поможет успеть все!

Правило 1-3-5

правило 1-3-5

Это правило не столько помогает планировать время, сколько учит правильно расставлять приоритеты. Иногда дефицит времени в сутках мы испытываем от того, что нерационально распоряжаемся полезным временем либо ставим перед собой заведомо больше задач, чем сможем выполнить, а в итоге получаем много суеты и мало результата.

Суть правила в том, чтобы ежедневно выполнять только одну большую задачу (да, всего одну, но это тот случай, когда «тише едешь – дальше будешь»); 3 – средние и 5 мелких. Стремиться «перевыполнить» план не нужно, чтобы к концу рабочей недели финишировать бодрячком, а не полностью обессиленным. Но и недовыполнить план нельзя – это именно та ошибка, из-за которой дела копятся, а вы рискуете однажды оказаться под их завалом.

Под большой задачей надо понимать дело, которое имеет особую важность и/или срочность и ощутимый расход сил, времени, энергии (например, подготовить и подписать важный документ; закончить доклад для выступления на конференции; сделать не менее 5 результативных звонков по номерам из клиентской базы и т.д.). К задачам средней важности относятся дела, которые несколько уступают главному или изо дня в день переносятся на потом (например, сделать питомцу плановую прививку; провести инспекцию гардероба и избавиться от ненужного; привезти с дачи велосипед и т.д.). Мелкие дела можно выполнить «мимоходом», так как они не требуют много времени и усилий (позвонить и записаться, наконец, на пробную тренировку по боксу; разгрузить посудомоечную машину; отнести собранную макулатуру в специальный контейнер и т.д.).

Список важных дел можно составить на неделю вперед. Так вы будете заранее видеть масштаб проделанной работы, при этом поочередное выполнение ответственных или трудоемких задач не будет в тягость.

Правило трех

правило трех

Эта техника тайм-менеджмента подойдет тем, кто предпочитает не распыляться по мелочам, а действовать по-крупному.

Принцип планирования сводится к тому, чтобы ежедневно выполнять 3 важные задачи (и никаких там менее важных или совсем неважных дел. Они и так будут выполняться «фоном». Ну, или не будут). При использовании этой методики план на день будет состоять, например, из следующих задач: дописать финансовый отчет; свозить питомца на прививку; посетить пробную тренировку по йоге

Эту же технику, к слову, можно использовать не только для эффективного ежедневного тайм-менеджмента, но и для перспективного планирования. Для этого необходимо обозначить 3 глобальные цели на год, а затем распланировать их достижение по полугодиям (3 цели на 6 месяцев), месяцам (3 задачи на месяц), неделям (3 важных дела в неделю), дням (3 основных пункта для выполнения ежедневно)… Выполнение промежуточных задач – залог достижения глобальных целей.

Эта методика отлично работает прежде всего на достижение каких-то внешних трансформаций (например, если нужно похудеть, накачать мышцы, отрастить и оздоровить волосы и т.д.). Но если учесть, что планирование в глобальном смысле – одна из самых действенных дисциплинирующих и мотивирующих методик, принцип долгосрочного планирования вполне может оказаться годным для достижения целей самого разного свойства.

Правило Pomodoro

правило Помодоро

Люди, которые в силу разных причин (не связанных с особенностями здоровья, например, с синдромом дефицита внимания и гиперактивности) не могут сосредоточиться на работе и часто отвлекаются, больше других страдают от дефицита времени и низкого КПД. Как раз на таких людей ориентирована техника Pomodoro. И уж поверьте, если она им помогает успевать все, то поможет и вам.

Принцип планирования и эффективного использования времени заключается в работе «по таймеру». Таймер заводят в прямом смысле: 25 минут активной работы, не отвлекаясь ни на какие посторонние дела: звонки, перекуры, чаепития… Затем 5 минут перерыва, после которого снова 25 минут работы с погружением. Через 4 «подхода» по 25 минут позвольте себе паузу подольше: минут 15.

Такое четкое чередование работы и отдыха помогает быть более организованным и эффективным. Примечательно, что за 25 минут работник зачастую так втягивается в работу, что уже сам игнорирует отвлекающие факторы.

Правило Pomodoro можно также использовать в качестве дисциплинирующего элемента для выполнения скучной, монотонной работы или дела, которое не вызывает энтузиазма.

Метод поедания лягушек

лягушка

Фантазии Брайана Трейси, мотивационного оратора и коуча по саморазвитию, можно позавидовать. Ведь именно он придумал метод поедания лягушек, который сегодня является одной из самых популярных и эффективных техник тайм-менеджмента.

«Лягушками» автор называет те ежедневные дела, которые вызывают внутреннее отторжение, нежелание их выполнять, неприятие (в лайтовом варианте – задачи, выполнять которые хочется меньше всего). При этом их нельзя проигнорировать или отложить в долгий ящик. Брайан Трейси предлагает именно с них начинать свой день, т.е. «съедать лягушку на завтрак».

Секрет в том, что откладывание сложного дела на потом, оттягивание времени для его выполнения будет держать вас в постоянном напряжении, увеличивая уровень стресса и снижая привычную работоспособность. Зато выполнение трудной, неприятной задачи в самом начале дня дает ощущение спавшей с плеч горы.

Не стоит «есть» больше одной «лягушки» в день – этим можно вызвать «несварение» и надолго выпасть из трудовой обоймы. Но если работа заключается в том, чтобы питаться одними лягушками, может, есть смысл сменить работу?

Техника Канбан

техника канбан

Это японский метод эффективного планирования времени, который позволяет визуализировать свою деятельность. В каком-то смысле он сравним с методами планирования семейного бюджета: кажется, что деньги тратятся рационально, а до зарплаты все равно не хватает. Только при скрупулезном учете всех трат оказывается, что многих можно было избежать.

Схожа и суть метода Канбан: она заключается в планировании задач и отслеживании их выполнения. Можно использовать специальные приложения (так называемые менеджеры дел), а можно вести записи на магнитной доске или в планере. Список дел сортируется по трем категориям: «Сделать» (планируемые задачи), «Делаю» (работа в процессе), «Сделано» (завершенные дела).

Визуализация работы помогает эффективнее определять приоритеты, строить краткосрочные и долгосрочные планы, оптимально организовать время. Технику Канбан можно сочетать и с другими описанными выше методами тайм-менеджмента.

Здесь мы собрали наиболее простые и понятные способы, как планировать время и дела, чтобы все успевать. С другими эффективными техниками тайм-менеджмента вы можете ознакомиться в этом материале.

Материалы на сайте 24health.by носят информационный характер и предназначены для образовательных целей. Информация не должна использоваться в качестве медицинских рекомендаций. Ставит диагноз и назначает лечение только ваш лечащий врач. Редакция сайта не несет ответственности за возможные негативные последствия, возникшие в результате использования информации, размещенной на сайте 24health.by.

Читайте нас на Яндекс-дзен

0 86

Журналист. Высшее образование. Член Белорусского союза журналистов. Стаж работы в профессии – 20 лет. Белоруска. Родилась в г. Ганцевичи Брестской области. В 2001 году окончила факультет журналистики Белорусского государственного университета по специальности «Журналистика». Работала специальным корреспондентом отдела экономики газеты «Белорусская нива», обозревателем отдела писем, обозревателем отдела социальных проблем газеты «Советская Белоруссия» (в настоящее время «Издательский дом «Беларусь сегодня»). С 2016 года - корреспондент собственный отдела интернет-проектов РУП «Редакция газеты «Медицинский вестник». С 2000 года является членом Белорусского союза журналистов (БСЖ). В 2002 году стала лауреатом премии БСЖ за лучшую журналистскую работу. В 2017 году – лауреатом премии БСЖ «Золотое перо».